Hóa đơn VAT khi mua hệ điện mặt trời: doanh nghiệp cần giữ những chứng từ nào?

Có. Khi mua hệ điện mặt trời từ đơn vị thi công, doanh nghiệp và hộ kinh doanh được nhận hóa đơn VAT ghi tên và mã số thuế của bạn. Đó là hóa đơn giá trị gia tăng (hóa đơn đỏ, hiện là hóa đơn điện tử). Để hạch toán suôn sẻ, hãy giữ đủ bốn thứ: hợp đồng, hóa đơn, biên bản nghiệm thu và chứng từ chuyển khoản đúng tên công ty. Thuế suất và cách khấu hao theo quy định hiện hành, bạn nên hỏi kế toán trước khi ký.

Đơn vị thi công điện mặt trời xuất hóa đơn đỏ ghi tên và mã số thuế công ty bạn. Kế toán của bạn hỏi về chứng từ để ghi nhận khoản đầu tư vài trăm triệu, còn bạn chỉ có báo giá và vài tin nhắn Zalo. Đó là lý do nên chuẩn bị chứng từ ngay từ lúc ký, không đợi đến cuối năm.

Hóa đơn phải ghi đúng người mua và đúng hàng hóa

Thông tin người mua gồm tên công ty (hoặc hộ kinh doanh), mã số thuế, địa chỉ khớp với đăng ký kinh doanh. Nội dung hàng hóa nên ghi rõ tấm pin, inverter, pin lưu trữ (nếu có), phần thi công lắp đặt, kèm số lượng và model. Sai một chữ trong tên hoặc mã số thuế, việc sửa hóa đơn sẽ mất thời gian.

Giá báo đã gồm VAT hay chưa?

Bảng giá trọn gói của METASOLAR đã gồm VAT, vật tư, thi công và vận chuyển TP.HCM, chưa gồm khung sắt (báo riêng theo khảo sát mái). Với đơn vị khác, hãy hỏi rõ giá là trước hay sau thuế để so sánh công bằng. Thuế suất áp dụng theo quy định tại thời điểm lập hóa đơn.

Hộ gia đình có cần hóa đơn không?

Có thể yêu cầu, nhưng bài này tập trung vào chủ doanh nghiệp và hộ kinh doanh, nơi hóa đơn ảnh hưởng đến hạch toán.

Chứng từ mua hệ điện mặt trời cho doanh nghiệp gồm bốn nhóm: hợp đồng, hóa đơn, biên bản nghiệm thu và chứng từ thanh toán. Hãy coi đây là danh sách kiểm tra khi nhận bàn giao; hệ đặt trên mái công ty xem thêm ở trang điện mặt trời áp mái công ty.

Hợp đồng kinh tế và phụ lục cấu hình

Hợp đồng nêu công suất, hãng thiết bị, tiến độ, điều khoản thanh toán và bảo hành. Nên đọc kỹ các điều khoản theo bài hợp đồng lắp điện mặt trời cần lưu ý điều khoản gì.

Hóa đơn giá trị gia tăng điện tử

Lưu bản gốc điện tử, kiểm tra người bán có đăng ký hóa đơn hợp lệ. Hệ có pin lưu trữ thì hóa đơn cần khớp model với thiết bị bàn giao. Về độ an toàn của loại pin này, xem pin lưu trữ lithium có cháy nổ không.

Biên bản nghiệm thu, bàn giao và số serial thiết bị

Biên bản là căn cứ xác nhận công trình hoàn thành và bắt đầu tính bảo hành. Ghi lại số serial tấm pin, inverter, pin; bạn sẽ cần khi xử lý bảo hành, nhất là nếu đơn vị lắp đặt ngừng hoạt động, như bài bảo hành khi công ty lắp đặt đóng cửa.

Chứng từ thanh toán qua ngân hàng

Nên chuyển khoản từ tài khoản công ty, nội dung ghi số hợp đồng. Khoản lớn thanh toán tiền mặt có thể khiến chi phí không được chấp nhận, ngưỡng cụ thể theo quy định hiện hành nên hỏi kế toán.

Hệ điện mặt trời thường thanh toán chia đợt, và mỗi đợt cần chứng từ riêng. Quy ước của METASOLAR với hệ dưới 100 kWp là 10% khi ký hợp đồng, 70% khi nhận vật tư, 20% khi nghiệm thu. Đơn vị khác có thể khác nên hãy đối chiếu hợp đồng.

Khi thanh toán theo đợt, thời điểm lập hóa đơn cho từng đợt tùy hợp đồng và quy định. Hãy nhờ kế toán đọc điều khoản này trước ký. Phần hỗ trợ trả góp qua ngân hàng (trả trước từ 10%) có bộ hồ sơ riêng do ngân hàng yêu cầu.

Hệ điện mặt trời thường được hạch toán là tài sản cố định, không phải chi phí một lần.

Hệ thống thường ghi nhận như tài sản cố định

Vì giá trị lớn và dùng nhiều năm, phần lớn doanh nghiệp ghi nhận hệ điện mặt trời là tài sản, rồi khấu hao dần. Thời gian khấu hao và điều kiện chi phí hợp lệ do kế toán, cơ quan thuế quy định, không có con số chung cho mọi trường hợp.

Hộ kinh doanh dùng phương pháp thuế khác nhau

Hộ kinh doanh có thể nộp thuế theo phương pháp khác nhau, ảnh hưởng đến việc hóa đơn đầu vào có được tính vào nghĩa vụ thuế hay không. Bạn cần hỏi người làm kế toán hoặc cơ quan thuế của bạn.

Cơ sở kinh doanh nhỏ có nên lắp không?

Cửa hàng, quán ăn thường dùng điện ban ngày nhiều, hợp với hòa lưới. Xem thêm điện mặt trời cho cửa hàng, tạp hóa và điện mặt trời cho nhà hàng, quán ăn. Xưởng nhỏ thì đọc điện mặt trời cho xưởng sản xuất nhỏ.

Những nhầm lẫn thường gặp về hóa đơn điện mặt trời gồm bốn điểm dưới đây.

Nhầm hóa đơn mua hệ với hóa đơn tiền điện

Hóa đơn mua hệ là giao dịch với đơn vị thi công. Hóa đơn tiền điện vẫn do điện lực phát hành. Nếu hồ sơ đấu nối cần các giấy tờ khác, xem bài thủ tục lắp điện mặt trời.

Mua lẻ thiết bị nhiều nơi, mỗi nơi một hóa đơn

Mua tấm pin nơi này, inverter nơi kia làm chứng từ rải rác và trách nhiệm bảo hành phân tán. Trọn gói giúp một hóa đơn, một hợp đồng, và bảo hành rõ hơn, dù bạn vẫn có thể mua lẻ nếu có nhân sự kỹ thuật.

Không lưu hồ sơ bảo hiểm và bảo hành

Nếu bạn định mua bảo hiểm cho hệ, hóa đơn và biên bản chính là hồ sơ định giá tài sản. Đọc bảo hiểm hệ thống điện mặt trời có cần không để biết khác biệt với bảo hành.

Không so nguồn điện trước khi đầu tư

Nếu ban lãnh đạo còn cân nhắc nên đầu tư vào nguồn nào, bài điện mặt trời so với điện gió, thủy điện, nhiệt điện giúp hiểu vị trí của điện mặt trời áp mái.

Hóa đơn đỏ không phải vấn đề nếu bạn cung cấp đúng thông tin công ty ngay từ đầu, thanh toán chuyển khoản đúng tên và giữ đủ hợp đồng, nghiệm thu. Còn thuế suất và khấu hao, hãy hỏi kế toán của bạn.

Cần báo giá và bộ hồ sơ cho công ty? Gọi 0888 068 666 hoặc nhắn Zalo, METASOLAR gửi báo giá theo hóa đơn điện của bạn. Các phương án cho mái công ty nằm ở trang điện mặt trời áp mái công ty, giá tham khảo tại bảng giá trọn gói.